Zelf een nieuwsbrief maken

Beginnen met een nieuwsbrief

Email als communicatiemiddel is in de loop der jaren niet veel veranderd. Hetzelfde kan gezegd worden van de elektronische nieuwsbrief die via email verstuurd wordt.

Dit is nog steeds een zeer effectieve manier om in contact te blijven met cliënten, collega’s en – afhankelijk van de focus – de wereld om ons heen. Dit geldt in het bijzonder voor nieuwsbrieven die in een professionele setting worden verstuurd en ontvangen.

Email vormt op dit moment ongeveer het belangrijkste communicatiekanaal binnen en tussen bedrijven. Iedereen die beroepsmatig op de hoogte moet blijven van nieuws of andere ontwikkelingen heeft toegang tot email.

Toegang tot verschillende ander kanalen zoals socialmedia  binnen veel bedrijven en organisaties beperkt of helemaal niet mogelijk. Daarbij speelt privacy bij dergelijke systemen een rol. Voor een grote groep mensen een reden om geen, of heel beperkt, gebruik te maken van de grootste socialmediacanalen die in aanmerking kunnen komen voor het verspreiden van een specifieke vorm van nieuwsbrief. Social media kan overigens wel een goede aanvulling zijn op uw email nieuwsbrief.

Veel nieuwsbrieven hebben hun gedrukte versie lang geleden vaarwel gezegd en van veel edities heeft zelfs nooit een gedrukte versie bestaan. Voor deze publicaties worden verschillende namen gebruikt; elektronische nieuwsbrief, e-nieuwsbrief, e-publicatie of zelfs e-zine. Welke naam ook gebruikt wordt, deze publicaties kunnen prettig zijn om te schrijven en zijn over het algemeen een kostenefficiënte manier om u te presenteren aan uw publiek.

In dit artikel kijken we nader naar wat er komt kijken bij het maken en onderhouden van een nieuwsbrief. Dit kan u helpen bij het nagaan van wat uw primaire doelen zijn als u besluit om via email een nieuwsbrief uit te gaan geven. Ook kan het vast een kader bieden voor het opzetten, schrijven en aan de man brengen van uw nieuwsbrief.

De focus ligt hierbij op de ontwikkeling van een gratis e-nieuwsbrief, ontwikkeld door informatieprofessionals en bedoeld voor interne lezers of professionele relaties.

Wat is het doel van de nieuwsbrief?

Om te beginnen is het belangrijk om na te gaan wat het doel is van het uitgeven van een digitale nieuwsbrief.

Bekende voorbeelden zijn:

* Het opbouwen van bekendheid van uw organisatie als informatiebron
* De expertise van de betrokken informatieprofessional vermarkten
* Contact onderhouden met uw cliënten en bezoekers naar uw website trekken
* Interne trainingen en workshops promoten
* Het gebruik van specifiek informatiebronnen binnen uw organisatie bevorderen
* Een reputatie van ‘thougt-leadership’ in uw sector opbouwen
* Een gratis dienst verlenen die de doelen van uw organisatie nastreeft

Vanzelfsprekend kan een nieuwsbrief gelijktijdig meerdere doelen dienen.

Als het doel van de nieuwsbrief eenmaal duidelijk is, verleg dan de focus naar het publiek dat u in gedachte heeft. Ga na wat de behoefte is van uw lezers, welke onderwerpen spelen onder uw publiek en wat zijn de zaken die eventueel gevoelig kunnen liggen.

Een nieuwsbrief die niet alleen leesbaar is maar ook praktisch bruikbare informatie bevat, gedachten vormend is of welke een probleem oplost, is een nieuwsbrief die snel doorgestuurd wordt naar anderen.

Houdt er rekening mee dat de samenstelling van uw lezerspubliek in de loop van de tijd kan veranderen. U kunt beginnen met een specifiek publiek in gedachte en er later achter komen dat de meeste nieuwe abonnees op de nieuwsbrief heel anders zijn of dat lezers belangstelling hebben voor andere informatie.

Daarom kan het handig zijn om feedback van lezers aan te moedigen. Dit kan bv door onderaan iedere editie van uw nieuwsbrief een mailadres te vermelden waar lezer hun reactie kwijt kunnen. Bedenk wel dat als het om enkele duizenden lezers gaat u genoeg capaciteit in huis moet hebben om de feedback te verwerken en te beantwoorden.

Hoe gaat de nieuwsbrief eruitzien?

Nu u een zo helder mogelijk beeld heeft van uw lezerspubliek is het structureren van de nieuwsbrief de volgende stap. Lengte van de volledige nieuwsbrief en de lengte van de afzonderlijke artikelen zijn hierbij de belangrijkste aspecten.

Het komt voor dat een nieuwsbrief uit slechts een enkel (langer) artikel bestaat. Als u hier voor kiest dan is het over het algemeen aan te raden dit artikel tot een stuk of vijf alinea’s te beperken.

Een bekend format is de nieuwsbrief die is opgebouwd uit verschillende beginparagrafen met ieder een link naar hun volledige artikel op een web of intranet site. Het voordeel van deze opzet is dat het eenvoudiger is om meerdere en langer artikelen op te nemen in de nieuwsbrief, zonder dat de leesbaarheid hier onder te lijden heeft. Door artikelen te linken naar een site is het ook mogelijk om na te gaan welke artikelen het meest gelezen worden. Dit kan nuttige informatie zijn voor het verder fine-tunen van de inhoud van de nieuwsbrief zodat deze goed aansluit op de belangstelling van de lezers.

De eerste nieuwsbrieven die via email werden uitgegeven waren vrij eenvoudig van opzet. Email in uitvoerige html opmaak bestond nog niet, vandaar dat alle mail, en ook nieuwsbrieven, plain-text werden opgesteld. Nu is het al jaren mogelijk nieuwsbrieven via email te versturen die vrijwel alle opmaak mogelijkheden kunnen benutten die ook op een webpagina gebruikt worden.

Uw nieuwsbrief ziet er een stuk aantrekkelijker uit in html opmaak. Niet alleen is de tekst aantrekkelijker om te lezen, ook kunnen logo’s en andere afbeeldingen in de nieuwsbrief verwerkt worden. Enige terughoudendheid is overigens wel aan te raden bij het gebruik van opmaak en het invoegen van afbeeldingen.

Jammer genoeg is in html opgemaakte email ook een van de belangrijkste kenmerken van spamberichten. Daardoor komt het voor dat spamfilters opgemaakte nieuwsbrieven onderscheppen. Dit is vooral het geval bij spamfilters van grote bedrijven.

Als uw opgemaakte nieuwsbrief alleen voor interne ontvangers is, dan is de spamfilter over het algemeen geen probleem. De spamfilter onderschept alleen de mail die van buiten naar binnen komt.

Er zijn verschillende mogelijkheden om een nieuwsbrief in html te maken. De uit eindelijke keuze zal sterk afhankelijk van uw kennis en vaardigheden op het gebied van html. Verder is de beschikbare software en eventuele ondersteuning van uw systeembeheerder bepalend.

Uiteindelijk is een opgemaakte email niet meer dan een hml pagina. Deze kunt uit in een teksteditor of een speciale html editor maken. De opmaak en layout van de pagina kunt u opslaan als een template in uw mailprogramma. Iedere keer als u dan een nieuwe van de nieuwsbrief maakt hoeft u alleen de tekst en eventuele afbeeldingen in deze template aan te passen. Hoe dit precies precies aangepakt moet worden is afhankelijk van uw mailprogramma.

Naast het versturen van uw nieuwsbrief als email, kunt u ook overwegen om uw nieuwsbrief gelijktijdig via RSS beschikbaar te stellen. Hiervoor moet u wel een editie van de desbetreffende nieuwsbrief op uw website publiceren.

Een archief van eerdere edities van de nieuwsbrief bijhouden voegt overigens ook weer waarde toe aan uw website.

Welk format u ook kiest, voor de consistentie van uw nieuwsbrief is het goed een interne style-sheet te ontwikkelen. Ideaal zou de style sheet de volgende informatie bevatten:

Frequentie van verschijnen – iedere eerste vrijdag van de maand, de eerste en iedere 15e van de maand, iedere maandag etc. Richtlijnen voor de lengte van de nieuwsbrief als geheel en de lengte van afzonderlijke artikelen. Algemene focus van de nieuwsbrief (intern nieuws, sector nieuws etc).

Stel een publicatie schema vast en zorg dat u daar trouw aan blijft. Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat nieuwsbrieven het liefst wekelijkse (45%) of maandelijks (34%) ontvangen worden. Slechts enkelen (11%) willen dagelijks een nieuwsbrief ontvangen.

Dit betekent dat u een routine moet ontwikkelen waardoor het zo makkelijk mogelijk is om relevante content te produceren.

Wat komt er in de nieuwsbrief te staan?

Nu komen we bij waar het vooral om draait bij het maken van een nieuwsbrief – het opbouwen en samenvoegen van de content. Voor een nieuwsbrief zoals uitgegeven door een informatiecentrum van bv een koepelorganisatie, zou de content het volgende kunnen omvatten.

– Trends in de desbetreffende sector
– Reviews van professionele informatiebronnen (websites, boeken, podcast etc.)
– Conferenties, symposia en andere bijeenkomsten die op de agenda staan
– Interviews met experts van binnen of buiten de organisatie
– Tips hoe efficiënter te werken
– Nieuwsberichten
– Trends op internet met betrekking tot de sector

Een van de uitdagingen van een vast publicatieschema is dat er momenten kunnen zijn dat u eenvoudig niets kunt bedenken om te schrijven. Al naar gelang de aard van de nieuwsbrief kan het handig zijn enkele artikelen achter de hand te houden voor een dergelijke situatie.

Wanneer u verschillende lezersgroepen kunt onderscheiden in uw publiek kan het ook handig zijn uw nieuwsbrief te segmenteren.

Voeg bij ieder artikel een link naar de oorspronkelijke bron, of waar meer informatie te vinden is of waar men zich bv kan aanmelden voor een genoemd symposium. Als het een intro is naar een volledig artikel dat op een website, dan voegt u natuurlijk een link in naar het volledige artikel op de website. Let er op dat de link meteen naar het artikel moet leiden, dus geen link naar de algemene homepage.

Nadat u een eerste opzet van de nieuwsbrief heeft gemaakt is het aan te raden een versie hiervan naar uw eigen mailadres om het resultaat te zien.

Waar moet u nog meer rekening mee houden?

Waarschijnlijk de belangrijkste nieuwsbrief etiquette is dat u nooit iemand ongevraagd op uw verzendlijst zet. Zorg dat belangstellenden zich kunnen aanmelden via uw website. Naarmate u nieuwsgieriger bent naar uw lezers kunt u het aanmeldformulier uitvoeriger maken. In de meeste gevallen zijn naam en mailadres voldoende. Te veel informatie vragen kan lezers ook van weerhouden zich aan te melden voor uw nieuwsbrief.

Zet in ieder nieuwsbrief (bv helemaal onderaan) hoe ontvangers zich kunnen afmelden. Bij veel systemen kan afmelden heel eenvoudig door op een link te klikken. Als u de nieuwsbrief handmatig verstuurd zult u ook de afmeldingen een voor een moeten doorvoeren. Het is belangrijk een eventuele afmelding onmiddellijk te verwerken.

Reserveer tijd om te kunnen reageren op commentaar, kritiek en suggesties van uw lezers. Een antwoord, al is het soms maar een eenvoudig ‘Dank u voor het meedenken etc.’, draagt bij aan de goede reputatie van een nieuwsbrief.

Hoe een nieuwsbrief te promoten?

Het opbouwen van een lezersbestand duurt meestal enige tijd. Het is handig om de eerste editie naar zo veel mogelijk bekenden en relaties te sturen en hen daarbij uit te nodigen zich te abonneren op de nieuwsbrief. Neem een paar regels op om mensen aan te moedigen de nieuwsbrief door te sturen naar collega’s en vrienden.

Denk bij iedereen waar u contact mee heeft of het potentiële nieuwsbrief lezer kan zijn. Als u mailt is het eenvoudig iemand op uw nieuwsbrief te attenderen. Op congressen en symposia kan het handig zijn speciale kaartjes bij u te hebben om uit te delen aan iedereen die belangstelling heeft voor de nieuwsbrief.

Zo geeft A4 een nieuwsbrief uit op het gebied van de farmaceutische industrie. Dit is geen gratis nieuwsbrief, maar dat maakt voor het voorbeeld niet zo veel uit. Hier leest u meer over deze nieuwsbrief. Om een voorbeeld te ontvangen van de de A4 farma nieuwsbrief kunt u zich eventueel op deze pagina aanmelden, of deze pagina als voorbeeld bekijken.

Als u verschillende methoden gebruikt om uw nieuwsbrief te promoten, dan kan het handig zijn om in het aanmeldingsformulier de vraag op te nemen hoe belangstellenden op de hoogte zijn gekomen van uw publicatie. Zo kunt u nagaan welke aanpak het meest effectief is en welke wellicht minder.

Uiteindelijk kunt u iedereen die u maar kunt bedenken lastig vallen met uw nieuwsbrief, maar vergeet niet dat u mensen nooit ongevraagd op uw verzendlijst mag zetten. Een betere benadering is om bv nieuwe medewerkers of prospects een voorbeeld van de laatste editie te sturen ter attendering met de mogelijkheid zich te abonneren.

Zet zeker altijd minsten een editie van uw nieuwsbrief op uw website. Zo stelt u potentiële abonnees in de gelegenheid te zien of uw nieuwsbrief relevant voor hen is, zonder dat zij zich eerst moeten inschrijven voor de nieuwsbrief.

Het maken van een nieuwsbrief is meestal leuk om te doen en kan bovendien voor veel promotie van uw organisatie zorgen.